Planeación Estratégica de los Deptos de TI -parte 1

Uno de los retos para los informáticos es programar nuestro trabajo, y estar dentro de un calendario de actividades, pero es importante tener un marco de referencia, me toco hacer la planeación de la empresa para la cual trabajo me dijeron para este año, pero yo lo realicé para 3, ya que debe tener continuidad, esto sin embargo, no permite aterrizar con detalle, pero si marca el horizonte por donde se desea navegar, lo comparto cond uds. para aquellos posibles interesados en armar los suyos propios, no oculto que tomé ideas de varios otros que encontré en la red.

Análisis de la situación actual deTecnología de Información (TI)del planteamiento de retos para el período 2008-2010y de la planeación estratégica


Introducción

La necesidad que tiene SGB de ajustarse rápidamente a los cambios en el ambiente, hace necesario que la alta gerencia tenga información disponible y actualizada, de tal manera que pueda tomar decisiones efectivas para que las estrategias se puedan mejorar, las decisiones tengan mejor base y las operaciones se ejecuten eficientemente. La premisa SIN PLAN = SIN DIRECCION es abrumadoramente cierta, aunque se puede citar la satisfacción de los usuarios como un indicador del buen desempeño del departamento de sistemas o hacer alarde de la robustez del servidor de producción, saber la respuesta a la pregunta ¿Cuál es el desempeño del departamento de sistemas? Es muy difícil, normalmente surgen otras preguntas como ¿Cuál es el objetivo del departamento de sistemas? O ¿Cómo se puede medir si TI está cumpliendo sus objetivos? En general podemos decir que “La planeación estratégica de Tecnología informática es un ejercicio dentro de un compromiso constante hacia la determinación explícita y sistemática de lo que debería estar haciendo el departamento de tecnología y cómo se debe evaluar” compromiso implica que el plan no debe archivarse, pues no se obtendría ningún resultado del esfuerzo invertido en su preparación, debe ser claro para poder ver la importancia relevante que tiene, debe existir retroalimentación hacia informática para no perder el rumbo y poder evolucionar efectivamente a medida que el tiempo y las necesidades cambian, sin un plan formal, se evaden los compromisos hacia un curso de acción en particular, un plan de trabajo normalmente ayuda a que se logren los compromisos en toda la empresa, en tanto se establecen los objetivos del plan de acción como sigue
1. Proveer un método formal y objetivo para que la gerencia establezca, sin sesgos, las prioridades hacia la tecnología informática.
2. Permitir que los sistemas desarrollados sean duraderos, protegiendo la inversión en tecnología. Esto se puede dar dado que los sistemas se planearían con base en los procesos del negocio, procesos que normalmente no se afectan por cambios en la organización.
3. Permitir que los recursos de tecnología se administren de la mejor manera para que eficiente y efectivamente soporten los objetivos del negocio.
4. Aumentar la confianza en la posibilidad del uso de información oportuna y veraz para la toma de decisiones.
5. Mejorar las relaciones entre el departamento de TI y los usuarios mediante el diseño e implementación de sistemas que respondan a las necesidades y a las prioridades de los usuarios.
6. Identificar la información como un recurso empresarial que debe ser planeado, administrado, y controlado de tal manera que pueda ser usado efectivamente por todos los que la necesiten.

Finalmente se debe tener en cuenta que el objetivo final de este plan estratégico no es producir un documento o una calendarización exacta de actividades; es desarrollar un entendimiento explícito y compartido de la misión y los objetivos de TI y echar a rodar la bola para una inspección y reflexión estratégica y periódica y se pueda hacer la pregunta ¿cuánto de la utilidad que presenta la empresa al final de año será por cuenta de la tecnología?

I Resumen Ejecutivo
Los Gerentes de línea y los encargados de Tecnología de la Información (TI) hoy en día enfrentan crecientes desafíos. Por años, su enfoque ha estado en mantener bajo el costo de las operaciones. Mientras esto permanece como una expectativa, están emergiendo requerimientos más complejos y a menudo competitivos que hacen sus trabajos más difíciles: necesidades normativas y de cumplimiento, seguridad de sistemas, desarrollo de nuevos sistemas para operaciones de negocios, presupuestos de gasto reducidos, mantenimiento y mejoramiento de sistemas heredados, y retener una mezcla de costosas operaciones de personal. La TI debe expandirse por sobre su base tradicional para poder sostener estos requerimientos. Con base a lo anterior se identifican 3 objetivos principales para la Gerencia y para el departamento de TI:
- Alinear TI y la estrategia de negocios. Asociar recursos de TI e inversión con la dirección de la empresa
- Administrar costos de TI. Maximizar el valor de los recursos del departamento de TI y adherirse al presupuesto general.
- Asegurar la agilidad del negocio. Habilitar todos los niveles del negocio para reaccionar rápida y ágilmente a eventos tanto internos como externos.
Al repasar estas prioridades, un conflicto se hace evidente. A saber, las metas de alinear TI con la estrategia de negocios y sostener la agilidad de negocios se complican por el requerimiento de optimizar los costos. El presupuesto de TI está creciendo muy lentamente, nuevas expectativas están creciendo exponencialmente, y el ambiente heredado continúa consumiendo casi todo el presupuesto, dejando poco para encarar el crecimiento crítico que demanda el negocio (capacitación, adquisición de nuevas licencias, contratación de personal, renovación de equipo, adquirir tecnología de punta).
La TI necesita una estrategia para afrontar este reto efectivamente, mientras desarrolla soluciones tácticas que sostengan la estrategia de lograr control y mejorar el alineamiento y la agilidad entre negocio y TI. Mejorar la productividad del negocio es una prioridad superior, especialmente para la gerencia de TI. Aquí los negocios pueden darse cuenta plenamente de los beneficios del negocio y la TI trabajando juntos.
Controlar los costos e incrementar la receptividad son a menudo tareas mutuamente exclusivas, de modo que la TI debe dividir sus imperativos en emprendimientos específicos. El primer imperativo se puede denominar “costo y riesgo”, lo cual incluye dos componentes: adquirir capacidades rentables y que habiliten al negocio; y manejar una infraestructura segura, unificada, que reduzca el riesgo y disminuya los costos operativos. El imperativo contrastante, receptividad, también tiene dos componentes: expandir el valor de los activos existentes para permitir el uso ampliado de aplicaciones de línea-de-negocios; y expandir el auto-servicio del usuario en un ambiente controlado por TI para permitir que la TI dedique tiempo a responder necesidades de mayor impacto. Un imperativo adicional es el alineamiento del negocio: alinear las metas de TI con las del negocio para implementar las nuevas capacidades que son requeridas para sostener proposiciones de valor conducidas por negocios, tal como se muestra en la figura a continuación:




Finalmente, actuando juntos, la GG y TI deben diseñar una solución de productividad que abarque sus objetivos principales. Las cuatro acciones de abajo representan los pilares para lograr mejoras:
a) Reducir el costo de adquisición e implementación
b) Mejorar seguridad y manejo
c) Extender a la empresa los bienes heredados
d) Reposicionar recursos de TI para iniciativas de negocios estratégicas.
Estos cuatro pilares abarcan directamente los tres objetivos superiores de la GG y de la gerencia de TI. La necesidad de una infraestructura de TI que habilite el crecimiento del negocio y la innovación, la habilidad para ayudar a prever y crear nuevos productos y servicios de negocios, se ha convertido en una prioridad crítica de TI.

II La situación de la GG: Aumentar el desempeño mientras se disminuye el Costo.
La tendencia actual en los costos de adquisición e implementación de TI no es sostenible si la GG tiene que mantener el costo por debajo de un límite crítico de los ingresos anuales mientras cambia el posicionamiento financiero de TI de optimizador de costos a generador de ingresos. Se espera que el departamento de TI contribuya al posicionamiento competitivo del negocio, mientras al mismo tiempo, se reduce el costo. El negocio espera que TI haga que los usuarios de la tecnología sean más productivos y más receptivos con los clientes, un componente crítico si se desea ventas crecientes para la empresa.
Los costos de implementación continúan subiendo (caso DIMSA) debido a la proliferación de nuevas necesidades del negocio: a medida que el mercado se hace más global, nuestro negocio reacciona con requerimientos en tecnología más ricos, amplios y más integrados para permanecer competitivos. En los últimos años se ha visto una mejora en los costos debido al planeamiento de uso de los recursos de la empresa, manejo de la relación con el cliente y el desarrollo de sistemas que brindan una plataforma integrada de funcionalidad.
Sin embargo, pese a lo anterior, para controles operativos, recursos WEB y estaciones de trabajo, hay requerimientos de tecnología siempre en aumento tales como administración de documentos, manejo de contenidos con base WEB y de aplicaciones, servidores y aplicaciones para funciones de búsqueda y de índice, y herramientas de colaboración como portales, blogs, foros de discusión, y mensajería instantánea. Los ambientes de TI se hacen más complejos, requiriendo opciones de personal más costosas y plazos de entrega más largos para investigar opciones futuras de tecnología, todo lo cual crea costos de adquisición más altos. A medida que los costos de implementación aumentan, esto agrega la necesidad de mejorar el hardware, redes, comunicaciones, sistemas internos. Y globalizando todo, hay la necesidad de integrar todos estos componentes de manera óptima en un estilo perfecto y aunque hay nuevos paradigmas en la Informática actual, aún debe ser implementada.
Una idea más clara nos la da Microsoft en palabras de Omer Qureshi en su libro “Virtualización la próxima Frontera” (febrero 2007) donde se lee “Las organizaciones construyen silos para prevenir conflictos entre las aplicaciones y establecen servidores múltiples para brindar escalabilidad y evitar tener un único punto de falla. Sin embargo, este acercamiento aumenta la carga de administración sobre el personal de TI, resultando en un incremento de los costos de mano de obra. También crea un presupuesto de TI acumulativo con gastos capitales aumentados para la adquisición e implementación de hardware y software nuevo.”
Una gran parte del desafío que enfrenta el departamento de TI, es el ambiente heredado, el poco presupuesto o la carencia de personal calificado para encarar necesidades estratégicas, no se dedica tiempo a plantear nuevas formas de resolver viejos problemas, aunque se invierte tiempo en asistencia y resolver problemas cotidianos de la empresa, estas soluciones temporales, pueden causar problemas significativos, tales como “sistemas” indocumentados y no confiables que estén siendo usados para operar el negocio. Esto lleva a tiempo de inactividad y representa un alto riesgo adicional de cumplimiento.
Nótese que la pérdida de productividad del usuario debida a tiempo de inactividad es el segundo costo más alto. En resumen, las situaciones que están enfrentando tanto la GG como el departamento de TI son bastante complejas y desafiantes, pero hay solución: Construir una capacidad de infraestructura nueva basada en tecnologías de punta, actuales, y brindar una plataforma de productividad para el negocio, incrementando así el valor de TI para la empresa, al fin y al cabo la TI tiene sentido sólo si tiene un impacto positivo en los negocios, esto es, información oportuna para tomar acciones y decisiones oportunas y que permita el servicio ágil a los clientes, sería terrible que nuestros ejecutivos dieran una pobre excusa a los clientes como “no le puedo atender porque me instalaron un software nuevo….”, la TI debe aportar a que SGB se diferencie de la competencia, a mejorar y promover el desarrollo con los clientes, a optimizar las operaciones y permitir la innovación de servicios.
Una plataforma integrada/consolidada crea la próxima generación de espacio de trabajo para el trabajo de información. Esta infraestructura es más efectiva, simple, eficiente y en conformidad con los objetivos de GG y TI.
“Una infraestructura de TI confiable se iguala directamente al éxito del negocio. El Center for Information System Research (CISR) [Centro para la Investigación de Sistemas de Información] en la MIT Sloan School of Management [escuela de Administración Sloan de MIT] encontró que una infraestructura confiable puede reducir los costos de bienes vendidos, aumentar la ganancia y la innovación, y ayudar (estimular) al valor de mercado”

Saludos y hasta la próxima, aprovecho para felicitar a mi gran amiga
Feliz cumpleaños Luz